Wat kost het implementeren van een 'Electronic Logbook' systeem?

Een Electronic Logbook implementeren op je heavy-lift schip of in je offshore vloot: het klinkt als een hoop gedoe en kosten, maar het hoeft niet zo te zijn. Je wilt gewoon weten waar je aan toe bent, zonder ingewikkelde offertes.

Wat kost het nu echt, van de eerste sticker tot de back-ups die je nodig hebt voor de Belastingdienst?

Laten we het over harde euro's hebben. Reken op een totaalbedrag dat ergens tussen de €750 en €1500 in het eerste jaar schommelt, afhankelijk van of je direct alles goed regelt. Daarna zit je op een vaste maandelijkse of jaarlijkse bijdrage. Het is een investering die zich terugbetaalt in tijd en zekerheid.

Wat het echt kost: de harde cijfers

De basis is simpel. Je hebt eenmalige kosten voor de hardware en de software module, en dan doorlopende kosten voor gebruik en onderhoud.

De keuzes die je hier maakt, bepalen je totale uitgave. De eenmalige aanschaf van de benodigde module om af te prijzen, bijvoorbeeld voor je vaste ladingtarieven, kost €750,00.

Dit is je startpunt. Daar bovenop komt de Dymo 4XL printer voor de stickers. Die printer is een vereiste en kost online zo'n €180,- tot €220,-.

Laten we voor het gemak uitgaan van €200,-. Totaal eenmalig: €950,-. Voor het gebruik en onderhoud betaal je €60,00 per maand.

Als je voor een jaar betaalt, kom je op €720,00. De factuur hiervoor gaat in januari vooraf. Dus, eerste jaar totaal: €950 (eenmalig) + €720 (abonnement) = €1670,-. Ja, dat is even slikken, maar dan heb je ook alles voor 12 maanden geregeld.

De budget, midden en premium keuze

Het Electronic Logbook systeem zelf is hetzelfde voor iedereen, de kosten verschillen in wat je erbij koopt.

Je kunt het zo duur maken als je zelf wilt. Budget (ca. €950 in jaar 1): Je koopt alleen de benodigde module (€750) en een printer (€200).

Je betaalt het abonnement maandelijks (€60). Dit is voor de schipper die zelf alles regelt en geen extra's wil. Let op: je moet zelf zorgen voor een back-up oplossing die voldoet. Midden (ca. €1670 in jaar 1): Dit is de meest logische keuze.

Je koopt de module en printer, en betaalt het abonnement voor een heel jaar vooruit (€720).

Je bent dan €1670 kwijt, maar je bespaart op de maandelijkse administratie en je hebt meteen de juiste back-up regeling volgens de regels. Premium (ca. €1800+ in jaar 1): Dit is voor wie alles wil ontzorgen. Naast de vaste kosten van €1670, kun je denken aan een extra servicecontract voor de printer of hulp bij de eerste installatie.

De softwarekosten veranderen niet, maar de service eromheen wel. Reken op een extra €150-€300 voor persoonlijke hulp.

Total Cost of Ownership: 1, 2 en 3 jaar

Hoe langer je het systeem gebruikt, hoe lager de eenmalige kosten wegen. Je betaalt vooral voor het gemak en de compliance. Jaar 1: De investering is het hoogst, zeker als je het operationele netwerk en kantoornetwerk niet scheidt.

Je bent €1670,- kwijt (meteen betalen voor het jaar). Je printer is in bezit.

De investering is rond de €1700,- exclusief eventuele extra's. Jaar 2: De eenmalige kosten zijn weg.

Je betaalt alleen nog het abonnement van €720,-. Mocht je printer kapotgaan (niet heel waarschijnlijk bij normaal gebruik), dan komt daar €200,- bij. De vaste kosten zijn dus €720,-.

Jaar 3: Weer €720,-. Totaal over 3 jaar?

Rond de €3100,- (€1670 + €720 + €720). Als je het maandelijks had betaald, was je €60 x 36 = €2160 kwijt aan abonnement, plus de €950 eenmalig. Totaal €3110. Het scheelt dus bijna niets, maar de jaarbetaling is vaak netter.

Waarom de investering slim is voor heavy-lift en offshore

De wereld van heavy-lift en offshore is niet zomaar transport. Je hebt te maken met complexe ladingen, speciale routes en strenge regels, waarbij het essentieel is om te weten hoe je een offshore schip beveiligt tegen cyberaanvallen.

Een Electronic Logbook is hier geen luxe, maar een must. De Belastingdienst eist een sluitend logboek voor poolvoertuigen.

Met een digitaal systeem categoriseer je reizen automatisch binnen de 7 dagen eis. Geen gedoe meer met verloren papiertjes na een storm op de Noordzee. Alles zit veilig in het systeem.

Daarnaast is de transparantie naar klanten toe goud waard. Je kunt direct aantonen waar een voertuig was en hoeveel uren er gereden zijn. Dit voorkomt discussies over facturen. De gegevens worden 10 jaar bewaard, zoals de wet vraagt, en staan in Frankfurt in een veilig datacentrum.

Veiligheid en regels: wat je moet weten

Je wilt geen gezeur met de douane of onveilige USB-poorten op de brug van de Kamer van Koophandel.

Daarom is het goed om te weten dat het systeem aan alle eisen voldoet. Je data is GDPR/DSGVO compliant. Dat betekent dat je voldoet aan de Europese privacywetgeving, iets wat steeds belangrijker wordt bij internationale transporten.

De back-ups elke uur en herstel binnen 1 uur (voor de eerste 30 dagen) geven je de zekerheid dat je nooit data kwijtraakt, zelfs als je laptop het begeeft op een olieplatform. De voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Nederlandse Kamer van Koophandel.

Dus je weet waar je aan toe bent. Geen kleine lettertjes die je later nog tegenkomt.

Concrete bespaartips voor jouw zaak

Wil je de kosten drukken zonder aan kwaliteit in te leveren? Hier een paar tips die direct helpen.

• Kies voor de offline-modus: Als je vaak vaart waar internet ontbreekt (zoals op open zee of afgelegen platforms), zorg dat je offline-modus activeert. Dit voorkomt dure data-uitgaven en problemen. Je betaalt er niet extra voor, maar het scheelt een hoop frustratie.
• Gebruik de afprijsmodule: Als je werkt met vaste stuksprijzen, gebruik deze module dan meteen. Het bespaart je uren aan het einde van de maand. Tijd is geld.
• Betaal per jaar: De facturering is in januari vooraf. Betaal meteen het hele jaar. Je mist de administratieve rompslomp van maandelijkse betalingen en het voelt als een vaste last die je van je lijst kunt schrappen.
• Let op de startdatum: Zorg dat je facturering niet start op de 15e van de maand. Dan betaal je voor een halve maand, maar de rekening is vaak volle maand. Begin bij voorkeur de 1e.

Conclusie: een kleine investering voor grote zekerheid

Voor een bedrijf in de scheepvaart, heavy-lift of offshore is €1670 in het eerste jaar best te overzien. Je koopt er een hoop rust voor.

Geen bonnetjes die wegvagen, geen boetes vanwege een verkeerd bijgehouden logboek en een hoop tijdswinst. De keuze is aan jou: ga je voor de losse aanschaf en regel je de rest zelf, of kies je voor het totaalpakket zodat je zeker weet dat je goed zit? In onze branche is zekerheid vaak meer waard dan de paar euro's die je eventueel kunt besparen.