Hoe dien je een claim in voor schade tijdens maritiem transport?

Een beschadigde turbinegenerator van 12 ton die vanuit Rotterdam naar een offshoreplatform in de Noordzee moet, of een gebarsten kraanarm op een heavy-lift schip dat net de haven van Antwerpen uitvaart: schade tijdens maritiem transport is confronterend en tijdsgevoelig. Je wilt niet dagen rondlopen met een probleem, je wilt weten hoe je een claim indient, wat je precies nodig hebt en hoe je ervoor zorgt dat je geen euro mist. Hier is een praktische, stap-voor-stap handleiding die je direct kunt gebruiken.

Wat je nodig hebt voordat je start

Verzamel eerst de basisdocumenten. Zonder die papieren loopt een claim vast.

• Boekingsbevestiging en transportcontract (met Incoterms, zoals CIF of DAP).
• Verzekeringspolis (vervoerdersaansprakelijkheid en/of cargoverzekering), inclusief dekkingssom en eigen risico.
• Bill of Lading (B/L) of seawaybill, afleveringsbon en een eventuele Master’s Note of Protest.
• Foto’s en video’s van de schade, genomen direct na het lossen: minimaal 8–10 foto’s van hoeken, labels, verpakking en schadebeeld.
• Paklijst en gewichtsmetingen (weegbonnen), eventueel stuwplan en lashing-certificaten.
• Offertes voor reparatie of vervanging (bijvoorbeeld van een gespecialiseerde scheepswerf of OEM-merk zoals Liebherr, Konecranes, Wärtsilä).
• Communicatie-uitwisseling met rederij, terminal en verzekeraar (e-mails, WhatsApp-screenshots, notulen van calls).

Je bent ongeveer 1 tot 2 uur kwijt aan het bij elkaar zoeken. Check of je polis een deadline heeft voor het melden van schade: vaak 3 tot 7 dagen na aflevering. Voor zware lading en offshore-projecten adviseren we 48 uur.

Stap 1: Meld de schade direct en vastleggen

Bel direct de verzekeraar en de rederij of terminal. Geef een korte, feitelijke beschrijving: wat, waar, wanneer, hoe en wat de gevolgen zijn.

1. Notificeer binnen 24 uur schriftelijk (e-mail) aan vervoerder en verzekeraar. Gebruik een duidelijk onderwerp: “Claim schade [projectnaam] – [B/L-nummer] – [datum]”.
2. Documenteer ter plaatse: maak foto’s en video’s van de schade, de verpakking, de ladinglijst en het laad-/losmoment. Gebruik een meetlint voor schade-afmetingen (bijvoorbeeld “deuk 30 cm × 15 cm, diepte 2 cm”).
3. Vraag om een onmiddellijke inspectie door een onafhankelijke surveyor (bijvoorbeeld BV, DNV, SGS) voor heavy-lift of offshore-lading. Kosten: circa €600–€1.200 per dag, afhankelijk van locatie en specialist.
4. Verzoek de terminal of rederij een Master’s Note of Protest te ondertekenen. Dit is een verklaring van de kapitein over de omstandigheden (weer, stuwage, lashing, incidenten).

Vraag om een dossiernummer. Veelgemaakte fout: wachten met melden tot het volgende kantooruur.

Doe het meteen, ook in het weekend. Verzekeraars accepteren geen “ik dacht dat het morgen kon”. Tijdsindicatie: binnen 1 uur na ontdekking bellen, binnen 24 uur schriftelijk melden.

Stap 2: Verzamel bewijsmateriaal en getuigenverklaringen

Je bewijslast bepaalt het succes. Zorg voor een ijzersterke map met feiten.

1. Vraag de terminal om een schade-rapport met datum, tijd, locatie en betrokkenen. Vraag ook om het stuwplan en lashing-certificaat (ISO 1161 en DNV-ST-1041 voor heavy-lift).
2. Haal getuigenverklaringen op van de laad- en losploeg, de kraanmachinist en de stuwadoor. Maximaal 1 A4 per verklaring, ondertekend en gedateerd.
3. Leg de exacte afmetingen en het gewicht vast: gebruik een weegbon van een gecertificeerde weegbrug (tolerantie ±0,5%). Bij een lading van 40 ton geeft een overschrijding van 2% al discussie over lashing-berekeningen.
4. Vraag aan de rederij om het logboek en eventuele alarmsystemen (GPS, hellingshoek-sensoren) uit te lezen. Voor offshore-lading is een hellingshoek van meer dan 5° vaak een indicatie van een incident.

Veelgemaakte fout: foto’s zonder schaal. Leg altijd een meetlint of een bekend object (bijvoorbeeld een A4’tje) bij de schade. Tijdsindicatie: 1–2 werkdagen voor volledige documentatie.

Stap 3: Bepaal aansprakelijkheid en dekking

Nu kijk je wie verantwoordelijk is en wat je polis dekt. Hou het simpel: feiten eerst.

1. Check de Incoterms in je transportcontract. Bij CIF blijft de verkoper verantwoordelijk tot aan de haven van bestemming; bij DAP draag jij het risico tot aflevering.
2. Beoordeel de vervoerdersaansprakelijkheid: onder de Hague-Visby Rules is de aansprakelijkheid beperkt tot circa SDR 666,67 per pakket of SDR 2,00 per kg, whichever is higher. Voor een lading van 20 ton is dat ongeveer €26.000 (afhankelijk van wisselkoers). De cargo-verzekering kan deze limiet overstijgen.
3. Controleer de polisdekking: transportverzekering dekt meestal “all risks” met uitzonderingen (oorlog, staking, eigen gebrek). Voor heavy-lift check je extra dekking voor “oversized cargo” en “onshore/offshore transit”.
4. Verzamel technische rapporten: een inspectierapport van de werf of een OEM-technicus (bijvoorbeeld voor een Liebherr-kraan of Wärtsilä-motor) ondersteunt de schade-oorzaak.

Veelgemaakte fout: aannames doen over aansprakelijkheid zonder het contract te lezen. Ga uit van de feitelijke afspraken.

Tijdsindicatie: 2–3 werkdagen voor een eerste beoordeling.

Stap 4: Claim indienen bij vervoerder en verzekeraar

Stuur een complete claim in één keer. Dat versnelt de afhandeling, zeker als je vooraf hebt gekeken naar wat een transportverzekering voor een lading van 100 miljoen euro kost.

1. Stel een claimbrief op (maximaal 2 A4’s) met: partijen, B/L-nummer, omschrijving lading, schadebeschrijving, bedrag, bewijsstukken, en een redelijke termijn voor reactie (14 dagen).
2. Voeg bijlagen toe: foto’s/video’s, surveyrapport, reparatieoffertes, paklijst, B/L, polis, en getuigenverklaringen. Geef elk bestand een duidelijke naam (bijv. “Foto_Deuk_Turbinegenerator_2025-06-01.jpg”).
3. Verstuur aangetekend en per e-mail. Vraag om ontvangstbevestiging. Geef een betaalrekening op voor eventuele voorschotten.
4. Start parallel de verzekeraarsprocedure: meld de schade volgens de polis, dien de claim in en vraag om een voorschot (vaak 50–70% van de geschatte schade) bij grotere schades.

Veelgemaakte fout: te weinig details of ontbrekende offertes. Zonder concrete reparatiekosten is je claim vaak onvolledig. Tijdsindicatie: indiening binnen 3–5 werkdagen na schade. Bij het verzekeren van transport in risicozones is een snelle melding cruciaal. Reactietermijn vervoerder: 14 dagen.

Stap 5: Follow-up, onderhandeling en escalatie

Hou de regie. Reageer proactief en houd een logboek bij.

1. Plan een call met de claimbehandelaar na 7 dagen. Vraag om een schriftelijke reactie op je claim en een planning voor inspectie of vergoeding.
2. Onderhandel over reparatievergoeding: vergelijk offertes van twee scheepswerven of gespecialiseerde werkplaatsen. Voor een heavy-lift kraanarm reparatie kan een offerte variëren van €8.000–€25.000, afhankelijk van materiaal en laswerk.
3. Escalmeer bij uitblijven van reactie: stuur een aanmaning (1e herinnering na 14 dagen, 2e na 21 dagen). Overweeg een bindend advies via het Scheepvaartverzekering College of een arbitrageclausule in het contract.
4. Houd rekening met eigen risico: check of je eigen risico €1.000–€2.500 bedraagt en of dit van toepassing is op jouw type schade.

Veelgemaakte fout: te snel akkoord gaan met een lage vergoeding. Vraag altijd om een onderbouwing en een tweede offerte.

Tijdsindicatie: afronding meestal binnen 4–8 weken, afhankelijk van complexiteit.

Verificatie-checklist

• Is de schade binnen 24 uur schriftelijk gemeld bij vervoerder en verzekeraar?
• Zijn er foto’s/video’s met schaal en locatie?
• Liggen er een surveyrapport, B/L, paklijst, weegbonnen en lashing-certificaten klaar?
• Is de Master’s Note of Protest ondertekend?
• Zijn er minimaal twee reparatieoffertes (bijvoorbeeld van een scheepswerf en een OEM-technicus)?
• Is de claimbrief compleet en verstuurd (aangetekend + e-mail)?
• Is een betaalrekening en voorschotverzoek meegestuurd?
• Is een follow-up call gepland binnen 7 dagen?

Met deze aanpak zet je feiten om in een sterke claim en voorkom je vertraging. Voor heavy-lift en offshore-projecten is timing cruciaal: raadpleeg onze maritieme wetgeving en verzekering gids 2026 om te zorgen dat je bij schade direct goed gedekt bent.