Het negeren van culturele verschillen in internationale projectteams

Een project met een zware hijsklus op een offshore platform in de Noordzee loopt vast.

De Nederlandse engineer stuurt een e-mail met een strakke deadline, maar de Koreaanse partner reageert niet. Het antwoord komt pas dagen later, en het is vaag. De deadline wordt gemist, de kosten lopen op, en de frustratie stijgt.

Dit scenario herhaalt zich te vaak in de wereld van internationaal scheepvaart en heavy-lift transport. Het probleem is niet de techniek of het materiaal; het is de cultuur.

Wat bedoelen we met culturele verschillen?

Culturele verschillen zijn de onzichtbare regels die bepalen hoe mensen communiceren, beslissingen nemen en samenwerken. Het gaat verder dan taal.

Het zit in hoe direct of indirect iemand is, hoe hij met autoriteit omgaat en of hij het groepsbelang of het individuele belang vooropstelt.

In de maritieme wereld betekent dit dat een Nederlandse kapitein direct kan zijn, terwijl een Japanse collega misschien meer waarde hecht aan harmonie en het vermijden van directe afwijzing. Stel je voor: je stuurt een e-mail naar een leverancier in Singapore. Je vraagt om een offerte voor een speciale lift voor een windmolenfundatie.

In Nederland is een korte, directe vraag normaal. In Singapore kan dat als onbeschoft worden ervaren.

Daar bouw je eerst een relatie op, voordat je zakendoet. Het negeren van deze nuances leidt tot misverstanden, vertragingen en uiteindelijk financiële schade.

Waarom dit in de scheepvaart zo’n hardnekkig probleem is

De maritieme sector is bij uitstek internationaal. Een projectteam voor een heavy-lift operatie kan bestaan uit een Nederlandse projectmanager, een Duitse engineer, een Maleisische logistiek manager en een Filipijnse bemanning.

Elk teamlid brengt een eigen cultuur mee. Het negeren van die verschillen is als varen zonder kaart: je weet dat je ergens heen moet, maar je hebt geen idee hoe je de hindernissen moet omzeilen. Denk aan de prijsindicaties.

Een offerte voor een zware kraan van 500 ton kan €50.000 tot €75.000 per week kosten, afhankelijk van de regio en de relatie. Een misverstand over de voorwaarden kan zomaar leiden tot onverwachte kosten van €10.000 of meer.

In offshore projecten, waar de marges klein zijn en de risico’s groot, is elke vertraging duur.

Een vertraging van een dag kan zo €20.000 tot €50.000 kosten, afhankelijk van de huur van het schip en de personeelskosten.

"Cultuur is de software van de geest. Als je die negeert, loopt je project vast."

Hoe culturele verschillen werken in de praktijk

Stel je een conference call voor over de planning van een heavy-lift operatie. De Nederlandse projectmanager vraagt: “Wanneer kunnen jullie de kraan leveren?” De Indiase collega antwoordt: “We zullen ons best doen.” In Nederland betekent dat een ja, in India is het een beleefde manier om te zeggen dat het niet zeker is.

De Nederlander gaat uit van een levering op 15 juni, maar die komt er niet. De vertraging zorgt voor een cascade van problemen: het schip ligt langer stil, de bemanning wacht, en de kosten lopen op. Een ander voorbeeld is het omgaan met autoriteit.

In een hiërarchische cultuur, zoals in veel Aziatische landen, zal een junior engineer niet snel een senior manager corrigeren.

Stel dat er een fout zit in de tekening van een hijscalcule. De junior ziet het, maar zegt niets, uit angst voor gezichtsverlies. De operatie gaat door en er ontstaat een gevaarlijke situatie. In een meer egalitaire cultuur, zoals in Nederland, zou de junior direct ingrijpen.

Ook de communicatiestijl verschilt. In indirecte culturen wordt “nee” zelden direct gezegd.

In plaats daarvan hoor je: “Dat wordt moeilijk” of “We zullen het bekijken”. Als je dit negeert, loop je het risico dat je een project plant op basis van een impliciete weigering. In de praktijk betekent dit dat je altijd moet doorvragen: “Wat is de precieze reden dat het moeilijk is?” en “Wat hebben jullie nodig om het wel te laten werken?”

Modellen om culturele verschillen te begrijpen

Er bestaan modellen om culturele verschillen in kaart te brengen. Een bekend model is het Hofstede-model, dat culturen vergelijkt op dimensies zoals machtsafstand, individualisme versus collectivisme, en onzekerheidsavoidantie.

Een ander model is het Erin Meyer-systeem, dat focust op communicatie, feedback en het omgaan met tijd. Stel je voor dat je een projectteam samenstelt voor een offshoresleep van een groot windmolenfundament. Je kunt een culturele analyse maken van de betrokken landen.

Een team met een hoge score op onzekerheidsavoidantie (zoals Duitsland) heeft behoefte aan gedetailleerde plannen en risicoanalyses.

Een team met een lage score op die dimensie (zoals Singapore) is flexibeler en accepteert meer onzekerheid. Het kost ongeveer €2.000 tot €5.000 om een externe consultant in te huren voor een dergelijke analyse, afhankelijk van de omvang van het project. Dit is een kleine investering vergeleken met de kosten van een mislukte operatie, zeker wanneer u rekening houdt met de local content vereisten bij internationale projecten.

Een praktische tool is de “cultural compass”. Deze tool helpt teams om hun eigen culturele voorkeuren te identificeren en die van anderen te begrijpen.

Je vult een korte vragenlijst in en krijgt een profiel. Dit profiel helpt bij het aanpassen van je communicatiestijl.

Bijvoorbeeld: als je weet dat je Duitse collega’s houden van structuur, zorg je voor een gedetailleerde agenda en een duidelijke taakverdeling. Als je met een Filipijnse bemanning werkt, bouw je eerst een persoonlijke relatie op voordat je zakelijke beslissingen neemt.

Praktische tips voor betere samenwerking

Begin met het bewustzijn dat cultuur een rol speelt. Vraag jezelf af: “Wat zijn de ongeschreven regels in het land van mijn collega’s?” En: “Hoe beïnvloeden die regels mijn project?” Dit bewustzijn is de eerste stap naar betere samenwerking.

Investeer in relatiebouwing. Plan een kickoff meeting face-to-face, als het budget het toelaat.

Een vlucht naar Singapore kost ongeveer €800 tot €1.200, maar het opbouwen van vertrouwen is onbetaalbaar. Als dat niet kan, plan dan regelmatige video-calls, waarbij je eerst informeel praat voordat je de zakelijke agenda doorneemt. Gebruik heldere, eenvoudige taal. Vermijd jargon en idioom.

Stel dat je een e-mail stuurt over een vertraging in de levering van een hijsbalk.

Schrijf: “De levering is vertraagd met 2 dagen. De reden is een probleem met de douane. We verwachten dat het opgelost is op 15 juni.” In plaats van: “We hebben een issue met de douane, maar we hopen het snel op te lossen.” Wees specifiek en geef concrete data.

Creëer een gedeelde projectcultuur. Maak een team charter waarin je afspraken maakt over communicatie, besluitvorming en conflictresolutie, ondersteund door de beste ERP-software voor projectlogistiek en chartering.

Bijvoorbeeld: “We beslissen bij consensus, maar de projectmanager heeft het laatste woord.” Of: “We gebruiken alleen e-mail voor officiële beslissingen, en WhatsApp voor snelle updates.”

Leer van elke operatie. Na een project, zoals het installeren van een offshore platform, houd je een evaluatie. Vraag niet alleen “Wat ging er technisch mis?”, maar ook “Hoe verliep de samenwerking tussen de culturen?” Noteer de lessen en deel ze met het volgende projectteam.

Dit voorkomt dat je dezelfde fouten maakt. Door deze stappen te zetten, maak je culturele verschillen niet langer een obstakel, maar een kracht.

Je team wordt veerkrachtiger, innovatiever en uiteindelijk succesvoller. In de wereld van heavy-lift en offshore transport is wendbaar projectmanagement het verschil tussen een project dat strandt en een project dat veilig en op tijd wordt afgerond.